Niet zonder risico

Het ontbreken of niet naleven van een Travel Policy is niet zonder risico. Zakenreizigers ‘hun zin laten doen’ geeft namelijk ruimte om de reispolitiek van de organisatie niet te volgen, en dit wordt vaak niet onmiddellijk gedetecteerd terwijl de kosten al gemaakt zijn en het bedrijfsbudget verhoogd. In grotere ondernemingen is er altijd wel een aantal medewerkers die de grenzen opzoeken. Bijvoorbeeld reizigers die bewust voor een overstap kiezen, omdat zij dan door de langere reisduur volgens het reisbeleid business class mogen vliegen.

Eenvoudig en transparant

Een reisbeleid moet vooral simpel zijn. Het mag geen uitputtend document zijn, dat vervolgens zijn doel voorbijschiet omdat het onleesbaar is geworden. Cruciale zaken moeten wel benoemd worden en het opstellen van de richtlijnen vraagt de nodige aandacht. Een policy mag namelijk geen grijze gebieden hebben, anders krijg je discussie. Een te strikte policy zorgt ervoor dat reizigers zich er niet aan conformeren, en dus zelf gaan zoeken naar alternatieven, wat catastrofaal kan zijn voor de Duty of Care.

Door het opstellen van een travel programma en te meten en te rapporteren kun je de uitzonderingsgevallen eruit halen en deze mensen op individuele basis aanspreken.

Vroeger was een reisbeleid vaak  allesomvattend. Nu is het de trend om de kaders vast te leggen waarbij rekening wordt gehouden met de wensen en verwachtingen van de reizigers.

Traveler centricity, of het gebrek er aan…

Internationaal woedt een “war on talent”. Bedrijven hebben meer moeite om gekwalificeerd personeel te vinden en voor langere tijd aan zich te binden. Personeel en de kennis die het heeft, zijn in de regel van groot belang voor het succesvol zijn van een organisatie. Het heeft weinig zin dit belang op het spel te zetten voor een klein (inkoop) voordeel.

Binnen de Travel Policy dient dan ook gestreefd te worden naar een goede balans tussen kosten en service aan medewerkers, waarbij ook het HR-beleid centraal staat.

Maar toch zien we dat HR in lang niet alle gevallen aan tafel zit bij het ontwikkelen van reisbeleid. Zeker bij middelgrote bedrijven zijn Finance en Inkoop vaak nog de drijvende kracht. En ook in tendertrajecten voor een nieuwe Travel Management Company zie je zelden HR een initiërende en leidende rol vervullen.

De Travel Policy van de toekomst

De Travel Policy van de toekomst moet gezien worden als een secundaire arbeidsvoorwaarde. De policy moet de cultuur van de organisatie weerspiegelen en dient reizigers te helpen begrijpen waarom richtlijnen zijn opgesteld.

De Travel Policy van de toekomst zorgt ervoor dat de reiziger geïnspireerd wordt. Bespreek met reizigers welke verantwoordelijkheid ze zelf hebben. Als de policy bijvoorbeeld voorschrijft dat reizigers in een 4 sterren hotel mogen verblijven, wil dat nog niet zeggen dat het altijd een 4 sterren hotel moet zijn. Maak reizigers zelf verantwoordelijk voor een (financieel) efficiënte zakenreis.

In de praktijk wordt reisbeleid nog te vaak vanuit een financiële invalshoek geregeld. HR zou bij het organiseren en inkopen van zakelijke reizen een actievere rol zou moeten innemen.

Draag in de Policy geen beperkingen op aan de reizen, maar creëer mogelijkheden voor de reizigers en maak het reisbeleid aantrekkelijk, vooruitstrevend en comfortabel.