Dressez l’inventaire de tous les frais associés aux voyages d’affaires. Il s’agit non seulement des billets d’avion, mais aussi des hébergements, des assurances, des transferts et des services annexes. Quels sont les coûts alloués aux voyages et quels coûts sont à la charge du voyageur ? Dans ce contexte, ne perdez surtout pas de vue les « frais cachés ».
Le monde est de plus en plus complexe et de plus en plus imprévisible. Il est donc essentiel de réfléchir aux risques potentiels lors d’un voyage d’affaires. Même les voyageurs le plus expérimentés peuvent être confrontés à des situations inédites. Établissez des lignes directrices au profit de leur sécurité et de leur santé, et désignez un responsable du programme Duty of Care.
De nombreux départements sont impliqués dans l’organisation et l’achat des voyages d’affaires. Pensez aux départements des achats et des finances, mais aussi aux RH et au collaborateur lui-même. Il s’agit avant tout d’informer activement et constamment les voyageurs sur la politique et de leur permettre de participer à son élaboration. Une fois la politique rédigée, faites-la approuver et diffuser par la direction générale. De quoi vous assurer que la politique de voyage est « vivante » au sein de l’organisation et que les règles sont respectées plus rapidement.
Les réservations étant de plus en plus souvent effectuées via différents canaux, il n’est pas rare de perdre le fil des données de réservation. Les données provenant de différentes sources peuvent être regroupées en un seul point central pour éviter les dispersions. De nouveaux outils techniques peuvent vous aider en ce sens, comme l’outil de réservation en ligne d’Uniglobe.
Le respect de votre politique de voyage interne (Travel Policy) peut être entièrement automatisé, tandis que les exceptions peuvent être traitées de manière flexible grâce à des règles d’approbation claires. Un jeu d’enfant, avec notre outil de réservation en ligne UBI (Uniglobe Booking Intelligence).
